Die Ausschreibung einer eines PPP-Projektes wird in der Regel nur dann erfolgreich sein, wenn das Ausschreibungsverfahren als komplexes Verfahren verstanden und vorbereitet wird. Es muss der Komplexität der Leistungen gerecht werden, um die für den öffentlichen Auftraggeber wirtschaftlichste Alternative zu finden.

Wichtige Grundlagen für den Erfolg werden bereits in der Vorbereitungsphase gelegt, wenn es darum geht, die mit der Investition verbundenen Interessen und Ziele zu definieren und geeignete Rahmenbedingungen zu ihrer Verwirklichung zu schaffen.

Diese Vorbereitungen werden am sinnvollsten von einer fachübergreifenden Arbeitsgruppe übernommen, in der Vertreter aus allen für die Investition relevanten Bereichen zusammenarbeiten. Dazu zählen z.B. Mitarbeiter der Bauverwaltung, des entsprechenden Finanzbereiches und die zukünftigen Nutzer. Durch die Zusammenarbeit in einer Arbeitsgruppe, die aus ca. 5-7 Mitgliedern bestehen sollte, können alle Teilschritte effizient koordiniert und die notwendigen Entscheidungen getroffen bzw. vorbereitet werden. Dazu ist es notwendig, dass die einzelnen Mitglieder über die erforderlichen Kompetenzen verfügen und über die Gesamtdauer des Projektes in der Arbeitsgruppe mitarbeiten können. Bewährt hat es sich, wenn der Leiter der Arbeitsgruppe Weisungsbefugnis besitzt und direkten Zugang zu den Leitungsebenen in den zuständigen Verwaltungen hat.

Fehlen Erfahrungen mit PPP-Projekten, ist es sinnvoll externe Experten einzubinden, die von potentiellen Anbietern unabhängig beraten, die Diskussion mit Hilfe neutraler Studien versachlichen und so Klärungs- und Entscheidungsprozesse beschleunigen können.

Zunächst sollten die Ziele, die die öffentliche Verwaltung, Nutzer und Entscheidungsgremien mit der Investition verbinden, definiert werden. Jedes öffentliche Investitionsvorhaben ist mit unterschiedlichen Interessen verknüpft und trifft auf andere Rahmenbedingungen. Diese haben jedoch einen wichtigen Einfluss auf das weitere Vorgehen. Um die für das jeweilige Projekt geeignete Vorgehensweise zu wählen, sollten die mit der Investition verbunden Ziele diskutiert und formuliert werden. Erst wenn diese Ziele möglichst exakt und realistisch bestimmt und die jeweiligen Rahmenbedingungen geklärt sind, lassen sich die notwendigen Entscheidungen über die Wahl geeigneter privatwirtschaftlicher Realisierungsmodelle und die einzelnen Aspekte des Vergabeverfahrens treffen. Dabei ist es nicht sinnvoll, ausschließlich Informationen von potentiellen Anbietern zur Grundlage der Entscheidungen zu machen und sich frühzeitig auf ein Modell festzulegen, ohne die Zweckdienlichkeit des Vorgehens für das Projekt unabhängig geprüft zu haben. In dieser ersten Vorbereitungsphase sollten in der Arbeitsgruppe möglichst viele Fragen diskutiert und beantwortet werden, um eine Vielzahl der für die Entscheidung relevanter Aspekte zu beleuchten.

Darauf aufbauend lassen die sich PPP-Eignung des Projektes prüfen und PPP-Modelle bestimmen bzw. eingrenzen, die das Erreichen der gesetzten Ziele ermöglichen. Danach gilt es das geeignete Vergabeverfahren, die Methoden des Wirtschaftlichkeitsvergleiches sowie die Bewertungskriterien festzulegen und möglichst frühzeitig mit der zuständigen Aufsichtsbehörde abzustimmen.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist eine korrekte Ausschreibung, die einen fairen und vergleichbaren Wettbewerb ermöglicht und den Anforderungen des Vergaberechts entspricht. Derzeit werden für die Realisierung von Hochbaumaßnahmen u.a. Mietkauf-, Nutzungsüberlassungs-, Forfaitierungs-, Miet- oder andere Investorenmodelle angeboten. Diese beinhalten zum einen unterschiedliche Konditionen und Kostenbestandteile, wie Zinsbindung, Optionsrechte, Zahlungsweise, Anpassungsklauseln, die Einbindung verschiedener Förderkredite, Verwaltungskostenbeiträge, Pauschalen für die Objektgesellschaft sowie Transaktions- und Nebenkosten. Zum anderen zeichnen sich die verschiedenen Modelle durch Unterschiede in den Risikostrukturen aus.

Unterschiedliche Risiken hinsichtlich der Stellung als wirtschaftlicher Eigentümer, der Bauherrenaufgaben, Einredefreiheit der Forderungen und Auswirkungen bei Steueränderungen müssen sich auch in der Rangfolge der Bieter niederschlagen. Bereits die Berücksichtigung der unterschiedlichen Bauherrenaufgaben der öffentlichen Hand kann unter Umständen zu einer geänderten Reihenfolge der Angebote führen.

Mit dem Abschluss der Verträge mit dem bestplatzierten Bieter geht die öffentliche Hand langfristige Verpflichtungen ein, die kreditähnliche Rechtsgeschäfte darstellen. Deshalb müssen sie in der Regel durch die zuständige Aufsichtsbehörde genehmigt werden. Der dazu geforderte Vergleich des PPP-Modells mit der konventionellen Beschaffung muss die relevanten Zahlungsströme ebenso berücksichtigen, wie die unterschiedlichen Risikostrukturen.

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